Konferens på hotell

När företaget ska anordna konferens blir det så mycket trevligare och enklare om konferensen arrangeras på ett hotell i gemytlig miljö. Boka gärna ett hotell med mysiga omgivningar så att dina gäster har något kul att göra under de lediga stunderna.

Tänk på det praktiska runt omkring

När du har hittat det perfekta hotellet i trivsam miljö måste du också se till att det finns rum och lokaler som tillhandahåller allt det praktiska.

  • Finns det lokaler med utrustning för presentationer?
  • Finns det olika mötesrum för eventuella workshops?
  • Har hotellet tillräckligt med enkelrum för gästerna?
  • Erbjuds det någon form av fritidsaktivitet?
  • Har hotellet lokaler för avkoppling såsom spa eller träningsanläggning?
  • Finns det en stor restaurang för hotellets alla gäster?

Tänk på att en konferens inte bara är avkoppling och att socialisera med alla. Det ska också ske videopresentationer, några kanske är med på distans och det måste finnas utrustning för hela företaget oavsett om ni är ett litet eller ett större företag.

Håll konferensen i närheten av Arlanda om ni flyger iväg

Många företag anordnar någon form av konferensresa en gång om året. För att njuta så mycket som möjligt av den destination ni ska till så kan det vara en fördel att ordna själva huvudkonferensen på ett hotell alldeles invid Arlanda flygplats. Detta är en enorm fördel om ni är ett arbetslag utspridda över Sverige eller Europa. Alla kommer att ha lätt att ta sig till Arlanda. I de hotellen har du vanligtvis allt du behöver i form av enkelrum till gästerna, videoutrustning och mötesrum. När det sedan är dags för avresa håller ni bara ihop gänget ända till flygplatsen som ligger intill. Smart och effektivt och en bra tidsplanering!

Boka i god tid med bra framförhållning

En konferens måste ha god framförhållning och ett hotell måste bokas i god tid eftersom det är så många gäster som kommer. Andra aspekter att ta hänsyn till är att det måste ske en planering gällande maten.

  • Finns det några allergiker på företaget?
  • Vilken mat ska serveras?
  • Kan hotellets personal agera servitörer under en hel konferens?

Allt detta måste beställas i tid så att det inte blir några missförstånd längre fram. Är det dessutom ett erkänt hotell som är populärt bland folk är det ytterst viktigt att boka i god tid så att du kan vara säker på att det finns tillräckligt med plats.

Försök att hålla nere kostnaderna

Detta är inte alltid så lätt för ett stort företag som vill slå på stort, men det finns sätt att hålla nere kostnaderna på. Bland annat kan alla deltagare vara tvungna att betala för sin egen dryck. Hur du och dina gäster reser till och från hotellet är också något att ta i beaktning. Om företaget både vill hålla nere kostnaderna och vara miljövänliga är tåg till och från det bästa alternativet. Ni kan också hyra en gemensam buss som tar er dit och hem igen. Sätt en så effektiv tidsplan och prisvärd planering som möjligt. Gäller det en utlandsresa måste ni kanske flyga men det finns även åtgärder som gör att ni kan pressa priserna något. Reser ni iväg så gäller det också att tänka på vilken destination ni väljer. Att resa till Warszawa är till exempel betydligt billigare än Portofino.

Förena nytta med nöje

Så sant som det är sagt! På en konferens ska nytta och nöje förenas så planera så att det finns plats för båda. Det håller motivationen och humöret uppe på alla deltagare.

Booking.com